German meetings can feel like a different sport when you’re a tech expat. The agenda looks normal. The people are friendly. The slides are in English. And then, mid-sentence, someone switches to German — and suddenly the decision is made. You leave thinking: “Wait… what exactly did we agree, and who owns what?”
This post is the practical guide you wanted on day one: meeting German that actually works in tech environments in Germany. You’ll learn how to enter confidently, ask for clarity without sounding insecure, summarize decisions, disagree politely, and leave with written next steps. Every German phrase includes a phonetic reading so English speakers can use it immediately.
The goal is not perfect German. The goal is to survive meetings — and then slowly start to lead them.
1) Why German meetings feel hard (even when your work is in English)
In many German companies, “working language” and “decision language” are not the same. You might code in English and write documentation in English, but meetings often use German for:
- nuance (soft disagreement, hidden risk)
- ownership (who is responsible)
- politics (scope, budgets, approvals)
- speed (Germans switch to German when they want to move fast)
The fix is not to become fluent overnight. The fix is to learn a small set of reusable sentences that keeps you in the loop.
2) The meeting survival mindset
German meeting culture tends to reward structure. People feel safer when the scope, responsibilities, and next steps are explicit. That’s good news: structure makes language easier, because the same phrases repeat.
Your mission is to master three moments:
- Entry language: openers, agenda, context
- Control language: clarity questions, summaries, decisions
- Exit language: actions, owners, timelines, documentation
3) 90-second pronunciation cheat sheet
You don’t need a German accent. You need predictable sounds that keep you understandable.
- W sounds like “V”: wir (veer)
- sp/st at word start → “shp/sht”: später (SHPAY-ter), Start (shtart)
- ch after i/e is soft: ich (ikh)
- ch after a/o/u is throatier: auch (owkh)
- ä/ö/ü are rounded: können (KÜN-nen), müssen (MÜS-sen)
Professional tip: speaking slowly with clean structure sounds more confident than speaking fast.
4) How to enter a German meeting like a pro
Most meeting stress comes from the first five minutes. If you can start cleanly, everything else gets easier.
Polite openers
- Guten Morgen zusammen.
(GOO-ten MOR-gen tsoo-ZAM-men) — Good morning everyone. - Danke, dass Sie sich Zeit genommen haben.
(DAN-keh, dass zee zikh tsite geh-NOM-men hah-ben) — Thanks for making time. - Ich bin heute zum ersten Mal dabei.
(ikh bin HOY-teh tsoom AIR-sten mahl dah-BY) — It’s my first time joining. - Ich habe eine kurze Frage, bevor wir starten.
(ikh HAH-beh EYE-neh KOOR-tseh FRAH-geh, beh-FOR veer SHTAR-ten) — A quick question before we start.
Agenda and timebox
- Lassen Sie uns anfangen.
(LAS-sen zee oons AN-fang-en) — Let’s start. - Kurze Agenda: …
(KOOR-tseh ah-GEN-dah) — Quick agenda: … - Wir haben 30 Minuten.
(veer HAH-ben DRAI-sig MEE-noo-ten) — We have 30 minutes. - Ziel ist heute: …
(tseel ist HOY-teh) — Today’s goal is: …
Setting context
- Nur damit wir alle auf dem gleichen Stand sind: …
(noor dah-mit veer AL-leh owf daym gly-khen shtant zint) — So we’re all aligned: … - Ich gebe kurz den Kontext.
(ikh GAY-beh koorts den KON-tekst) — I’ll give brief context. - Das ist der aktuelle Stand.
(das ist dair ak-TOO-el-er shtant) — This is the current status.
5) The 15 clarity questions that save you (and everyone else)
Asking for clarity is not weakness in German culture — it is professionalism. The trick is to ask short, structured questions.
- Nur zum Verständnis: …
(noor tsoom fair-SHTEN-dnis) — Just to understand: … - Meinen Sie A oder B?
(MY-nen zee ah OH-der bay) — Do you mean A or B? - Was ist das Ziel?
(vas ist das tseel) — What’s the goal? - Was ist der Scope?
(vas ist dair skohp) — What’s the scope? - Was ist out of scope?
(vas ist owt of skohp) — What is out of scope? - Welche Annahmen haben wir?
(VEL-kheh AN-nah-men HAH-ben veer) — What assumptions do we have? - Welche Risiken sehen wir?
(VEL-kheh RIZ-ih-ken ZAY-en veer) — What risks do we see? - Wer ist Owner dafür?
(vair ist OH-ner dah-FYOOR) — Who owns this? - Bis wann brauchen wir das?
(bis vahn BROW-khen veer das) — By when do we need this? - Was sind die nächsten Schritte?
(vas zint dee NEHKH-steh SHRIT-teh) — What are the next steps? - Was bedeutet das in der Praxis?
(vas beh-DYOOT-et das in dair PRAKS-is) — What does that mean in practice? - Können Sie ein Beispiel geben?
(KÜN-nen zee ayn BY-shpeel GAY-ben) — Can you give an example? - Worauf basiert diese Einschätzung?
(voh-ROWF bah-ZEERT DEE-zeh EYE-n-shet-soong) — What is this estimate based on? - Welche Daten brauchen wir dafür?
(VEL-kheh DAH-ten BROW-khen veer dah-FYOOR) — What data do we need for that? - Wer muss eingebunden werden?
(vair moos EYE-n-bin-den VAYR-den) — Who needs to be involved?
Two polite “buffers” when your German is shaky
- Entschuldigung, ich bin noch nicht so sicher auf Deutsch.
(ent-SHOOL-dih-goong, ikh bin nokh nikht zoh ZIKH-er owf doytsh) - Können Sie das bitte kurz wiederholen?
(KÜN-nen zee das BIT-teh koorts VEE-der-hoh-len)
6) The credibility move: summarizing in German
The fastest way to gain trust is to summarize clearly. German teams love summaries because they reduce ambiguity.
- Ich fasse kurz zusammen: …
(ikh FAS-seh koorts tsoo-ZAM-men) — Let me summarize: … - Wenn ich richtig verstanden habe, dann …
(ven ikh RIKH-tikh fair-SHTAN-den hah-beh, dan) — If I understood correctly, then … - Wir haben entschieden: …
(veer HAH-ben ent-SHYE-den) — We decided: … - Nächste Schritte sind: …
(NEHKH-steh SHRIT-teh zint) — Next steps are: … - Ich schreibe das ins Ticket/Wiki.
(ikh SHRY-beh das ins TIK-et / VEE-kee) — I’ll write it down.
Confirming agreement
- Ist das so korrekt?
(ist das zoh kor-REKT) — Is that correct? - Sind wir uns einig?
(zint veer oons EYE-nikh) — Are we aligned? - Gibt es Einwände?
(gibt es EYE-n-ven-deh) — Any objections?
7) Disagreement and pushback (polite, but clear)
German disagreement can sound blunt to expats. You can stay polite by focusing on risks, facts, and alternatives.
Soft disagreement
- Ich sehe das etwas anders.
(ikh ZAY-eh das ET-vas AN-ders) — I see it differently. - Ich bin mir nicht sicher, ob das so klappt.
(ikh bin meer nikht ZIKH-er, op das zoh klappt) — Not sure it will work. - Aus meiner Sicht ist das riskant.
(ows MY-ner zikhT ist das ris-KANT) — From my view it’s risky. - Ich habe Bedenken wegen …
(ikh HAH-beh beh-DEN-ken VAY-gen) — I have concerns because of …
Offering alternatives
- Alternativ könnten wir …
(al-ter-nah-TEEF KÜN-ten veer) — Alternatively we could … - Eine Option wäre …
(EYE-neh op-TSYOHN VAY-reh) — One option would be … - Wenn wir X machen, vermeiden wir Y.
(ven veer eks MAKH-en, fair-MY-den veer why) — If we do X, we avoid Y.
When you must say no
- Das ist aktuell nicht möglich.
(das ist ak-TOO-el nikht MÖG-likh) — Not possible right now. - Dafür fehlen uns die Ressourcen.
(dah-FYOOR FAY-len oons dee reh-ZOOR-sen) — No resources for that. - Wenn das bis Freitag muss, müssen wir Scope reduzieren.
(ven das bis FRY-tahg moos, MÜS-sen veer skohp reh-doo-TSEE-ren) — If Friday is fixed, we must reduce scope.
8) German phrases you’ll hear (and what they really mean)
Recognize these phrases and you’ll understand the “direction” of the meeting.
“Das müssten wir nochmal abstimmen.”
German: Das müssten wir nochmal abstimmen. (das MÜS-sten veer NOKH-mal AP-shtim-men)
Usually means: We need alignment/approval; someone is not comfortable committing yet.
Safe reply: Okay, mit wem genau sollen wir abstimmen? (oh-KAY, mit vaym geh-NOW ZOL-len veer AP-shtim-men)
“Das ist kritisch.”
German: Das ist kritisch. (das ist KRIT-ish)
Usually means: Deadline, compliance, production, or reputational impact.
Safe reply: Verstanden. Was ist das Risiko, wenn wir es nicht heute lösen? (fair-SHTAN-den. vas ist das RIS-ih-koh, ven veer es nikht HOY-teh LÖ-zen)
“Das ist noch nicht sauber.”
German: Das ist noch nicht sauber. (das ist nokh nikht ZOW-ber)
Usually means: Not ready; missing tests/monitoring; edge cases.
Safe reply: Welche Punkte fehlen konkret? (VEL-kheh POONK-teh FAY-len kon-KREET)
“Das parken wir erstmal.”
German: Das parken wir erstmal. (das PAR-ken veer AIRST-mal)
Usually means: Deprioritize; maybe revisit later.
Safe reply: Okay, wann nehmen wir es wieder auf? (oh-KAY, vahn NAY-men veer es VEE-der owf)
9) Meeting types: what German you need for each
Different meetings expect different outcomes. Here’s the language that matches each meeting type.
Status meeting
- Kurzes Update: …
(KOOR-tses UP-dayt) — Quick update: … - Aktueller Stand: …
(ak-TOO-el-er shtant) — Current status: … - Risiken: …
(RIZ-ih-ken) — Risks: … - Nächste Schritte: …
(NEHKH-steh SHRIT-teh) — Next steps: …
Decision meeting
- Wir haben zwei Optionen: A oder B.
(veer HAH-ben tsvy op-TSYOH-nen) — Two options: A or B. - Was ist wichtiger: Zeit oder Qualität?
(vas ist VIKH-tih-ger: tsite OH-der kvah-lee-TAYT) — Time or quality? - Wir brauchen eine Entscheidung bis …
(veer BROW-khen EYE-neh ent-SHYE-doong bis) — We need a decision by …
Technical deep dive
- Lassen Sie uns das Schritt für Schritt anschauen.
(LAS-sen zee oons das shrit fyoor shrit AN-show-en) — Step by step. - Ich teile kurz meinen Bildschirm.
(ikh TAI-leh koorts MY-nen BILM-sheerem) — I’ll share screen. - Ich zeige ein Beispiel.
(ikh TSY-geh ayn BY-shpeel) — I’ll show an example. - Können wir das bitte testen?
(KÜN-nen veer das BIT-teh TES-ten) — Can we test it?
Incident / crisis call
- Wir haben eine Störung in Produktion.
(veer HAH-ben EYE-neh SHTÖ-roong in pro-dook-TSYOHN) — We have a prod incident. - Priorität ist hoch.
(pree-oh-ree-TAYT ist hohkh) — High priority. - Nächstes Update in 15 Minuten.
(NEHKH-stes UP-dayt in foonf-TSEHN MEE-noo-ten) — Next update in 15 min.
10) Mini-dialogues: realistic meeting moments
Read these out loud. They build rhythm and confidence.
Dialogue A: You missed the decision
You: Entschuldigung, ich möchte kurz sicherstellen, dass ich es richtig verstanden habe.
(ent-SHOOL-dih-goong, ikh MÖKH-teh koorts ZIKH-er-SHTEL-len, dass ikh es RIKH-tikh fair-SHTAN-den hah-beh)
You: Wir entscheiden uns für Option B, und … übernimmt die Umsetzung. Stimmt das?
(veer ent-SHYE-den oons fyoor op-TSYOHN bay, oont … Ü-ber-NIMT dee OOM-zet-soong. shtimt das)
Dialogue B: You need to slow the meeting down
You: Können wir kurz stoppen? Ich glaube, wir springen zu schnell.
(KÜN-nen veer koorts SHTOP-pen. ikh GLOW-beh, veer SHPRING-en tsoo SHNEL)
You: Was ist das konkrete Ziel für heute?
(vas ist das kon-KREET-eh tseel fyoor HOY-teh)
Dialogue C: Polite pushback
Stakeholder: Das muss diese Woche fertig sein.
(das moos DEE-zeh VOH-kheh FAIR-tikh zyn)
You: Ich verstehe. Realistisch ist nächste Woche, weil wir noch testen müssen.
(ikh fair-SHTAY-eh. ray-ah-LIS-tish ist NEHKH-steh VOH-kheh, vyle veer nokh TES-ten MÜS-sen)
You: Wenn es diese Woche sein muss, müssen wir Scope reduzieren.
(ven es DEE-zeh VOH-kheh zyn moos, MÜS-sen veer skohp reh-doo-TSEE-ren)
Dialogue D: German too fast
You: Langsamer bitte. Ich bin noch nicht so sicher auf Deutsch.
(LAHNG-zah-mer BIT-teh. ikh bin nokh nikht zoh ZIKH-er owf doytsh)
You: Können Sie das bitte nochmal kurz sagen?
(KÜN-nen zee das BIT-teh NOKH-mal koorts ZAH-gen)
11) The meeting note template (copy-paste German structure)
If you leave a meeting without written next steps, you will lose control. Use this structure; it matches German expectations and makes you look organized.
- Ziel: (tseel) — what are we trying to achieve?
- Entscheidungen: (ent-SHYE-doong-en) — what did we decide?
- Offene Punkte: (OF-eh-neh POONK-teh) — what is still open?
- Actions (Wer / Was / Bis wann): who does what by when?
- Risiken: (RIZ-ih-ken) — what could block us?
Documentation sentences
- Ich schicke gleich eine Zusammenfassung.
(ikh SHIK-keh glykh EYE-neh tsoo-ZAM-men-fas-oong) — I’ll send a summary shortly. - Bitte korrigieren, falls ich etwas falsch verstanden habe.
(BIT-teh kor-ree-GEE-ren, fals ikh ET-vas falsh fair-SHTAN-den hah-beh) — Please correct if I misunderstood. - Wir halten fest: …
(veer HAL-ten fest) — Let’s record: … - Das ist der nächste Schritt.
(das ist dair NEHKH-steh shrit) — This is the next step.
12) Meeting scenarios: the exact German you need (by situation)
This is the section most expats wish they had on day one. Each scenario gives you practical language you can say immediately.
Scenario 1: You’re asked for an ETA you can’t guarantee
They say: Können wir das bis Freitag liefern? (KÜN-nen veer das bis FRY-tahg LEE-fern)
You reply: Ich kann eine realistische Einschätzung geben, aber keine Garantie. (ikh kann EYE-neh ray-ah-LIS-tish-teh EYE-n-shet-soong GAY-ben, AH-ber KYE-neh gah-rahn-TEE)
Follow-up: Wenn wir die Tests kürzen, steigt das Risiko. (ven veer dee tests KÜR-tsen, shtygt das RIS-ih-koh)
Scenario 2: The meeting becomes a debate
You steer it: Ich schlage vor, wir vergleichen die Optionen nach Kriterien. (ikh SHLAH-geh for, veer fair-GLY-khen dee op-TSYOH-nen nahkh kri-TEH-ree-en)
Criteria: Kosten, Zeit, Risiko, Wartbarkeit. (KOS-ten, tsite, RIS-ih-koh, VART-bar-kite)
Scenario 3: Scope creep appears
You reply: Gutes Thema, aber nicht Teil des aktuellen Scopes. (GOO-tes TAY-mah, AH-ber nikht tayl des ak-TOO-el-en skohps)
Next step: Ich nehme es als Follow-up auf. (ikh NAY-meh es als FO-loh-ap owf)
Scenario 4: You need a decision today
You say: Damit wir weiterkommen, brauchen wir heute eine Entscheidung. (dah-mit veer VY-ter-kom-men, BROW-khen veer HOY-teh EYE-neh ent-SHYE-doong)
Option framing: Option A ist schneller, Option B ist sicherer. (op-TSYOHN ah ist SHNEL-ler, op-TSYOHN bay ist ZIKH-er-er)
13) Mega phrase bank: 150 sentences you’ll reuse in meetings
These are the sentences that repeat across tech meetings: structure, clarification, risk, ownership, and decisions.
Structure and time
- Ich schlage vor, wir gehen der Reihe nach.
(ikh SHLAH-geh for, veer GAY-en dair RY-eh nahkh) - Wir bleiben kurz beim Thema.
(veer BLY-ben koorts bym TAY-mah) - Wir haben noch zehn Minuten.
(veer HAH-ben nokh tsehn MEE-noo-ten) - Wir parken das und kommen später zurück.
(veer PAR-ken das oont KOM-men SHPAY-ter tsoo-RÜK) - Können wir das timeboxen?
(KÜN-nen veer das TIME-bok-sen) - Ich würde vorschlagen, wir entscheiden heute.
(ikh VÜR-deh FOR-shlah-gen, veer ent-SHYE-den HOY-teh)
Understanding and clarity
- Kannst du das bitte konkreter machen?
(kanst doo das BIT-teh kon-KREET-er MAKH-en) - Was bedeutet das in der Praxis?
(vas beh-DYOOT-et das in dair PRAKS-is) - Haben wir dafür ein Beispiel?
(HAH-ben veer dah-FYOOR ayn BY-shpeel) - Welche Daten brauchen wir?
(VEL-kheh DAH-ten BROW-khen veer) - Wer liefert diese Information?
(vair LEE-fert DEE-zeh in-for-ma-TSYOHN) - Ist das eine Annahme oder eine bestätigte Tatsache?
(ist das EYE-neh AN-nah-meh OH-der EYE-neh beh-SHTAY-tikh-teh TAT-zah-kheh) - Was brauchen wir, um weiterzukommen?
(vas BROW-khen veer, oom VY-ter-tsoo-kom-men)
Risk and quality language
- Das Risiko ist …
(das RIS-ih-koh ist) - Das ist sicherheitsrelevant.
(das ist ZIKH-er-hites-reh-leh-VANT) - Ohne Tests würde ich das nicht freigeben.
(OH-neh tests VÜR-deh ikh das nikht FREE-gay-ben) - Wir brauchen Monitoring und Alerts.
(veer BROW-khen moh-nee-TOH-ring oont ah-LERTS) - Das ist noch nicht sauber.
(das ist nokh nikht ZOW-ber) - Das kann uns später auf die Füße fallen.
(das kann oons SHPAY-ter owf dee FÜ-seh FAL-len)
Ownership and action items
- Wer übernimmt das?
(vair Ü-ber-NIMT das) - Ich nehme das als Action Item mit.
(ikh NAY-meh das als AK-shen EYE-tem mit) - Ich kann das bis morgen vorbereiten.
(ikh kann das bis MOR-gen for-bye-RY-ten) - Können wir einen Owner festlegen?
(KÜN-nen veer EYE-nen OH-ner FEST-lay-gen) - Bitte schick mir den Link / die Infos.
(BIT-teh SHIK meer den link / dee IN-fohs) - Ich gebe bis … ein Update.
(ikh GAY-beh bis … ayn UP-dayt)
Decision language
- Dann machen wir das so.
(dan MAKH-en veer das zoh) - Wir entscheiden uns für …
(veer ent-SHYE-den oons fyoor) - Wir vertagen die Entscheidung.
(veer fair-TAH-gen dee ent-SHYE-doong) - Wir brauchen noch Abstimmung.
(veer BROW-khen nokh AP-shtim-moong) - Gibt es Einwände?
(gibt es EYE-n-ven-deh)
14) After the meeting: German follow-up messages that prevent chaos
The meeting isn’t over when the call ends. In Germany, a short written follow-up is a credibility move. Use these templates in Slack/Teams or email.
Short follow-up message
German: Kurzes Follow-up zum Meeting: Wir haben entschieden, dass … Nächster Schritt: … Owner: … Bis wann: …
(KOOR-tses FO-loh-ap tsoom MEE-ting: veer HAH-ben ent-SHYE-den, dass … NEHKH-ster shrit: … OH-ner: … bis vahn: …)
Requesting confirmation
German: Bitte kurz bestätigen, ob die Zusammenfassung so passt.
(BIT-teh koorts beh-SHTAY-tih-gen, op dee tsoo-ZAM-men-fas-oong zoh past)
Escalation-friendly wording
German: Wir brauchen eine Entscheidung bis …, sonst riskieren wir eine Verzögerung.
(veer BROW-khen EYE-neh ent-SHYE-doong bis …, zonst ris-KEE-ren veer EYE-neh fair-TSÖ-gay-roong)
15) A realistic 30-day plan to become “meeting-strong”
Meeting German improves fast because meetings repeat. You just need systematic repetition.
- Week 1: openers + 15 clarity questions + “repeat slower” language
- Week 2: summarizing + decision language + next steps
- Week 3: disagreement + risk language + scope control
- Week 4: mini-dialogues + leading small meeting parts
10-minute daily drill
- Read 10 meeting phrases out loud (2 minutes)
- Write 3 follow-up messages (3 minutes)
- Practice one dialogue (2 minutes)
- Summarize a meeting in 3 sentences (3 minutes)
Final takeaway
You survive German meetings by controlling three moments: the start (agenda and goal), the middle (clarity questions and summaries), and the end (documented next steps with ownership).
Use short, structured German. Speak slowly. Summarize decisions. And remember: in German culture, asking for clarity is a sign of professionalism, not weakness.