If you work in English, it’s tempting to translate email openers word-for-word. In German, tiny choices signal tone and hierarchy. Below are 10 openers you can reuse safely — plus a full example email at the end.
Formal (customers, senior stakeholders)
- Vielen Dank für Ihre Nachricht.
Thank you for your message. - Vielen Dank für Ihre Rückmeldung.
Thank you for your feedback / reply. - Ich melde mich bezüglich …
I’m getting in touch regarding … - Gerne nehme ich Bezug auf …
I would like to refer to … (very formal)
Neutral (internal, cross-team)
- Ich hoffe, es geht Ihnen gut.
I hope you’re well. (neutral, not too “American”) - Kurze Frage zu …
Quick question about … - Zur Info / zur Kenntnis:
For your information:
Friendly (people you know well)
- Hallo [Name], ich hoffe, du hattest ein gutes Wochenende.
Hi [Name], hope you had a good weekend. - Danke dir für …
Thanks for … - Ich wollte kurz nachfragen, ob …
I wanted to quickly check whether …
Mini upgrade: add purpose in one line
After the opener, add your “why” in one sentence:
- Ich melde mich bezüglich des Termins am Donnerstag.
- Kurze Frage zu den offenen Punkten aus dem Meeting.
- Zur Info: Wir haben die Lieferung auf nächste Woche verschoben.
Full example email (neutral)
Subject: Nächste Schritte – Projektstatus
Text:
Hallo Anna,
kurze Frage zu den offenen Punkten aus dem Steering Committee: Können wir die Entscheidung zu Punkt 3 bis Freitag bestätigen?
Zur Info: Der Testlauf ist für Dienstag geplant. Ich schicke dir morgen die aktualisierte Agenda.
Viele Grüße
Melih
Tip: If you’re unsure about Sie vs du, choose Sie in the first email — you can always switch later.
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